Sekretær

Randers Spildevand søger en dygtig sekretær
Randers Spildevand A/S søger en sekretær på fuld tid. Vi tilbyder et afvekslende og selvstændigt job som sekretær i en virksomhed, der er i udvikling, og der vil være gode muligheder for selv at sætte præg på stillingen. Du vil indgå i et team med kompetente kolleger, som lægger vægt på videndeling og har en god og uformel omgangsform.

Skriftlig kommunikation og sekretær
Den væsentligste opgave vil være at stå for skriftlig kommunikation i bred forstand samt være direktørens og chefgruppens sekretær.
De skriftlige opgaver vil være følgende:
- Grammatisk korrekt skriftlig dansk
- Udarbejde både beslutningsreferater og beskrivende referater – både på baggrund af en løs kladde og ved
at deltage i møder, hvorfra der skal refereres
- Være den, der om nødvendigt, kvalitetssikrer andre skriftlige arbejder
- At fastholde og udvikle selskabets skriftlige og sproglige kompetencer med afsæt i korte præcise
formuleringer i aktiv form (anti-kancelliagtigt)

Desuden vil det være rigtig godt om du sprogligt kan
- Stå for udarbejdelse af tekst til pressen og pjecer opbygget efter journalistiske principper

Vandspildssager jf. en vejledning
Du står for behandling af vandspildsager. I første omgang vil en ingeniør stå for vurderingen af om folk er berettiget til at få et nedslag, og vores økonomifolk vil sørge for kontakten til de respektive vandværker. Dit bidrag vil være at stå for alt det administrative.
På sigt er det planen, at du selv står for behandlingen, med mulighed for hjælp fra andre, hvis du er i tvivl.

Ansvarlig for vores dokumenthåndteringssystem
Randers Spildevand bruger DocuNote som esdh-system. Vi forventer ikke, at du har arbejdet med det, men det vil være en fordel, at du har arbejdet med tilsvarende systemer.

Stå for udarbejdelse af skabeloner i office-pakkens programmer
Vi forventer, at du kan udarbejde nye og revidere eksisterende skabeloner hos os. Langt de fleste er relateret til Word og vi bruger 2010-versionen.

Telefonansvarlig
Du får ansvaret for vores telefonbetjening. Det omfatter to ting. Betjening af telefonen det meste af tiden, samt koordinering af vagten med en række af dine kollegaer.
Vi forventer, at du er serviceminded, at du kan bevare overblikket og den professionelle behandling af personen, også selvom det er svært at finde ud af, hvad personen spørger om eller du er i tvivl om, hvem du eventuelt skal stille videre til. Modsat forventer vi ikke, at du finder dig i alt.

Ejendomsforespørgsler
Du vil stå for behandling af ejendomsforespørgsler. Det finder sted i et skema, der udfyldes på en webportal hos Randers Kommune om kloakeringsforhold. Det vil typisk være om vi forventer, at separatkloakere i området (lægge nye ledninger for henholdsvis spildevand og regnvand) eller om ejendommen er tilsluttet vores system.

Receptionsfunktion i selskabet
Ud over det beskrevne om betjening af telefonen, vil du også være den som folk møder, når de kommer og besøger os. Flertallet er samarbejdspartnere, der henvender sig direkte til medarbejdere hos os. Men de øvrige skal du betjene, hjælpe og måske sende videre til en af dine kolleger.

Postomdeling
Opgaven består i at modtage, fordele og aflevere post.

Bestilling af kontorartikler
Du vil stå for koordinering og bestilling af kontorartikler, og med jævne mellemrum genforhandle aftalerne.

Forefaldende arbejde
Du vil også skulle udføre diverse forefaldende arbejde.

Vi flytter
Til sommer flytter vi i nye lokaler. Vi får rigtig gode faciliteter på Tørvebryggen 12. Det betyder at nogle af opgaverne ændrer karakter og nye måske kommer til.

Dig som person
Fagligt forventer vi, at du har følgende kompetencer: kan tage ansvar, er serviceminded (selskabets ”ansigt” ud ad til i reception og telefon), kan arbejde selvstændigt, har et godt overblik og kan prioritere, har sans for detaljen, især i dit skriftlige arbejde, og at du kan arbejde både selvstændigt og i teams.
Socialt forventer vi, at du trives med frihed under ansvar, at du har humor og er god til at løse opgaver både selvstændigt og sammen med andre i teamet.

Vi tilbyder
Vi tilbyder et job på en god arbejdsplads med en god omgangstone og mulighed for faglig udvikling.

Vi er et af landets større spildevandsselskaber, ejet af Randers Kommune og kører efter offentlige overenskomster. Lønnen fastsættes efter dine kompetencer kombineret med forventninger til jobbet.
Organisatorisk i det daglige arbejde referer jobbet til anlægslederen, med undtagelse af rollen som sekretær m.m.. I dette og om det formelle ansættelsesforhold refererer du til direktøren.

Lidt om selskabets kultur
Vi har godt arbejdsklima, hvor man kan sige tingene, god humor og kærlig mobning.

Sådan søger du jobbet
Hvis denne stilling har din interesse, vil vi derfor opfordre dig til at sende din ansøgning hurtigst muligt, via ”SØG” på www.kromann-connect.dk. Sidste frist for at søge denne stilling er torsdag den 23. februar, kl. 12.00.

Behandling af din ansøgning
Vi vurderer i første omgang ud fra din ansøgning om du kan skrive et ”fejlfrit” skriftligt dansk, og om du har kompetence til at formulere dig i et nutidigt og præcist sprog.

Dernæst vurderer vi dine evner til generelt, både at kunne skrive og kunne kvalitetssikre skriftlig kommunikation i bred forstand. Det vil sige opgaver med udarbejdelse af pjecer, breve, håndbøger, presseartikler, standarder, skabeloner m.m..

Herefter vil vi vurdere dine evner til selv at stå for et område, og dine kompetencer indenfor service, eksempelvis håndtering af henvendelser pr. telefon eller ved direkte henvendelse hos os. Endelig vil vi tage afsæt i beskrivelsen af jobbets øvrige forhold.

Et forhold som også vil være afgørende for vores vurdering af dig er, hvordan du som person passer ind i selskabets kultur.

Ansættelsesforløb
Vi planlægger følgende forløb:
Du får en mail tilbage, at vi har modtaget din ansøgning. Får du ikke en mail tilbage, har vi ikke modtaget den. Er du blandt de heldige, der kommer til samtale, hører du fra os senest den 26. februar 2012. Reserver tid i din kalender til en mulig jobsamtale den 29. februar 2012.

Ønsker du flere oplysninger
For yderligere information omkring stillingen kontakt: Kromann Connect, Steffen Kromann, mail:SK@kromann-connect.dk, telefon 8793 3530